ERP 도입 비용을 준비하는 실무자라면 누구나 공급사가 보내온 견적서부터 살펴봅니다.
라이선스 비용, 구축 컨설팅비, 유지보수료까지 항목별로 명시되어 있어 이 숫자들만 합산하면 전체 예산이 잡힐 것처럼 보입니다.
그런데 실제로 프로젝트를 진행해본 실무자들은 입을 모아 “견적서에는 없던 비용이 프로젝트 중후반에 계속 등장했다”고 말합니다.
이러한 숨은 비용은 공급사가 속이는 것이 아닙니다. 애초에 견적 항목으로 잡히지 않는 내부적 성격의 비용이기 때문에 발생합니다.
이번 글에서는 예산안에 좀처럼 반영되지 않지만 실제로는 전체 ERP 도입 비용에 결정적인 영향을 미치는 숨은 비용 3가지를 분석해 보겠습니다.
왜 견적서만으로는 실제 ERP 도입 비용을 알 수 없을까
ERP 공급사가 제시하는 견적서는 기본적으로 소프트웨어와 구축 인력 투입에 대한 대가를 산정한 것입니다.
반면 아래에서 다룰 세 가지 비용은 도입 기업 내부에서 발생하는 인건비, 생산성 손실, 향후 유지보수 부담처럼 계약서 한 줄로 명시하기 어려운 성격을 띱니다.
그래서 견적 비교 단계에서는 잘 드러나지 않다가, 프로젝트가 실제로 진행되면서 비로소 체감되는 경우가 많습니다.
에디터’s Tip 미리 존재를 알고 대비하는 것과 모르고 맞닥뜨리는 것은 예산 관리와 실무자의 스트레스 양쪽 모두에서 하늘과 땅 차이입니다. 성공적인 구축을 위해 ERP 구축 성공을 위한 사전 준비 가이드를 미리 참고해 보시는 것도 추천합니다.
숨은 비용 1: 데이터 정제 및 이관에 드는 내부 인력 공수
새 ERP로 넘어갈 때는 기존에 엑셀이나 레거시 시스템에 쌓여 있던 거래처 정보, 품목 코드, 재고 이력, 회계 데이터 등을 옮겨야 합니다.
공급사 견적서에는 보통 “데이터 마이그레이션”이라는 항목이 포함되어 있습니다. 하지만 이는 대개 표준화된 형식으로 정리된 데이터를 시스템에 적재하는 기술적 작업까지만 포함하는 경우가 많습니다.
실제 현장에서는 여러 부서가 각자 다른 양식으로 관리해온 데이터를 하나로 통일하고, 중복이나 오류를 걸러내는 작업이 선행되어야 합니다.
- 이 작업은 공급사가 아니라 도입 기업의 현업 담당자가 직접 수행해야 합니다.
- 결과적으로 견적서에는 잡히지 않는 내부 인건비 상승과 극심한 업무 공백으로 이어집니다.
품목 수나 거래처 수가 많고 여러 시스템에 데이터가 흩어져 있을수록 이 작업에 걸리는 시간은 길어집니다.
따라서 프로젝트 착수 전 자체적으로 데이터 현황을 먼저 점검해 비용을 절감하는 것이 중요합니다.
숨은 비용 2: 병행운영 기간의 생산성 저하와 이중 입력
대부분의 ERP 도입 프로젝트는 안정성을 위해 일정 기간 기존 시스템과 신규 시스템을 함께 운영하는 병행운영 단계를 거칩니다.
이 기간 동안 담당자들은 같은 전표나 재고 변동을 기존 시스템과 새 시스템 양쪽에 중복으로 입력해야 합니다.
이중 입력은 단순히 번거로운 수준을 넘어, 담당자의 업무 시간을 실질적으로 잠식합니다.
- 새로운 화면과 프로세스에 익숙하지 않아 입력 실수나 처리 지연이 발생하기 쉽습니다.
- 이를 바로잡는 데 추가 시간이 소요되어 조직의 피로도가 급격히 올라갑니다.
이 과정에서 발생하는 생산성 저하는 장부상 비용으로 기록되지 않지만, 야근 증가나 타 업무 지연이라는 형태로 조직에 실질적인 부담을 줍니다.
병행운영 기간을 얼마나 단축할 수 있는지 초기 일정 계획 단계에서부터 면밀히 논의해두어야 합니다.
숨은 비용 3: 커스터마이징에 따른 차기 업그레이드 및 유지보수료 상승
표준 기능만으로는 회사 고유의 결재 라인이나 생산 공정을 온전히 반영하기 어려워 커스터마이징을 진행하는 경우가 많습니다.
문제는 커스터마이징 비용이 도입 시점의 개발비로 끝나지 않는다는 점입니다.
시스템을 커스터마이징한 부분은 이후 공급사가 제공하는 정기 업데이트나 버전 업그레이드를 적용할 때마다 매번 걸림돌이 됩니다.
- 표준 기능만 사용하는 기업은 업그레이드가 비교적 매끄럽게 진행됩니다.
- 반면, 커스터마이징 범위가 넓은 기업은 호환성을 재검증하고 필요하면 재개발해야 하는 추가 유지보수 비용이 매번 발생합니다.
이 비용은 도입 시점에는 보이지 않다가, 보통 도입 후 1~2년이 지나 첫 업그레이드 시점에 이르러서야 실체를 드러냅니다.
실제로 정보통신산업진흥원(NIPA) 등 공인 기관의 소프트웨어 구축 사업 분석 보고서에 따르면, 과도한 초기 커스터마이징은 장기 유지관리 예산을 최대 2배 이상 상승시키는 원인으로 지적되고 있습니다.
숨은 비용을 줄이기 위해 실무자가 미리 해야 할 일
세 가지 숨은 비용 모두 완전히 없앨 수는 없지만, 사전 준비를 통해 규모를 줄이거나 예측 가능하게 만들 수는 있습니다.
- 데이터 사전 정제: 프로젝트 착수 전에 자체적으로 데이터 현황 조사를 미리 시작해두면 착수 후 작업량을 절반 이하로 줄일 수 있습니다.
- 병행운영 역할 분담: 부서별로 담당자를 사전에 지정하고 이중 입력 업무 분담 계획을 세워두면 업무 병목을 방지할 수 있습니다.
- 최소한의 커스터마이징: 표준 기능으로 대체 가능한 프로세스를 먼저 찾고, 핵심 비즈니스 로직에만 최소한으로 커스터마이징을 적용하는 원칙을 고수해야 유리합니다.
도입 전 체크리스트
- [ ] 현재 여러 엑셀에 흩어진 데이터의 형식과 오류 수준을 자체 파악했는가?
- [ ] 병행운영 기간 동안 이중 입력 업무를 부서별로 어떻게 분담할 것인가?
- [ ] 커스터마이징을 요청하기 전, 솔루션 제공 업체의 표준 기능으로 우회할 방법을 찾았는가?
- [ ] 커스터마이징 영역의 향후 버전 업그레이드 지원 여부가 계약 조건에 명시되어 있는가?
- [ ] 프로젝트 전반에 투입할 내부 인력의 시간적 여유를 별도로 확보했는가?
정리하며
최종적으로 ERP 도입 비용은 계약서에 적힌 견적 가격이 전부가 아님을 반드시 인지해야 합니다.
데이터 정제에 드는 내부 인력 공수, 병행운영 기간의 생산성 저하, 커스터마이징에 따른 미래 업그레이드 비용까지 함께 예산 테이블 위에 올려놓아야 프로젝트 실패율을 낮출 수 있습니다.
지금 우리 기업의 데이터 상태와 조직 규모를 점검하고, 파트너사와 투명하게 이 세 가지 항목을 미리 논의해 보시기 바랍니다.
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